Как избежать типичных ошибок, возникающих при начислении отпускных? Недоплатив работнику, вы лишаете его части законного заработка, а это уже можно квалифицировать как нарушение его прав. Переплата отпускных приводит к превышению расходов на оплату труда. Чтобы не попасть в подобные ситуации, мы подробно разберем несколько характерных примеров.

Ошибка при определении расчётного периода

Как это можно допустить ошибку? зачастую причиной таких ошибок служит неверная трактовка пункта №5 Положения № 922, которым должен руководствоваться работник бухгалтерии при начислении суммы отпускных. В случаях, предусмотренных в этом нормативном документе, при расчёте суммы среднего заработка, должны быть исключены определенные периоды времени, когда работник не трудился, но ему, по тем, или иным объективным причинам, продолжали начислять выплаты.

Вот ситуации, когда при расчётах суммы среднего заработка, не должны учитываться периоды времени (и полученные за это время выплаты):

  1. В случае, когда исключается время, которое отводится на перерывы для кормления ребёнка, но при этом выплачивается средний заработок. При расчёте отпускных время перерывов для кормления не исключают расчёта!
  2. Исключаются периоды времени, когда работнику производились выплаты в связи с временной нетрудоспособностью, беременностью и родами.
  3. Работник не имел возможности исполнять свои должностные обязанности по вине работодателя.
  4. Работник не мог приступить к выполнению своих обязанностей в связи с забастовкой, если он не пожелал присоединиться к бастующим.
  5. Предоставление работнику выходных с полной или частичной оплатой, вызванных необходимостью ухода за ребенком-инвалидом.
  6. Освобождение работника от выполняемых обязанностей (с сохранением выплат или без оплаты) во всех случаях, предусмотренных соответствующими нормативными актами.

Кроме того, исключение периодов неявок или прогулов также можно считать неправомерным, если нет документа, объясняющего их причину.

Таким образом, при расчёте среднего заработка, учитываются:

  • перерывы для кормления грудного ребёнка;
  • простои, вызванные действиями работника;
  • периоды участия в забастовках;
  • неявки на работу, причины которых не известны;
  • периоды прогулов.

Ошибка, допускаемая при расчёте отпускных за период менее года

Для стандартного расчёта среднего заработка при начислении отпускных берутся суммы выплат за последние 12 месяцев. Тем не менее, многие компании в трудовых договорах или иных нормативных актах иногда оговаривают иной (меньший) расчётный период. Такой подход не будет противоречить действующему Трудовому кодексу, но лишь с одной, весьма существенной оговоркой: «если это не ухудшает положение работника». На практике это означает, что бухгалтер, в таком случае, обязан произвести подсчёт среднего заработка дважды:

  1. За период, указанный в трудовом договоре или ином документе;
  2. За последние двенадцать месяцев.

Полученные суммы сравнивают и для начисления отпускных руководствуются большей суммой - в противном случае, интересы работника будут ущемлены.

Ошибка при включении в расчёты выплат, производившихся за отчётный период

Подвох, в данном случае, кроется в трактовке положения, регламентирующего принимать во внимание исключительно выплаты, относящиеся к оплате труда. Сюда войдёт не только непосредственно оплата труда, но и все виды компенсационных и поощрительных выплат – например, премии или надбавки за особые условия работы. Однако, выплата, которая производилась в связи с юбилеем работника, не может учитываться при начислении отпускных.

Не менее распространённая ошибка – включение в расчёты иных выплат, не оговоренных в локальных нормативных актах.

Чтобы застраховать себя от подобных ошибок, необходимо отобразить в локальных нормативных актах все выплаты, обычно принимаемые в расчёт отпускных.

Ошибка при включении в расчёт начисленных премий

Одна из наиболее очевидных ошибок – включение в расчёты премий, которые не являются частью оплаты труда. Например, это могут быть премиальные, выплачиваемые к профессиональному празднику или юбилею предприятия. Кроме того, нередко происходит путаница с годовыми премиями, которые работник получает в начале следующего календарного года. Следует помнить, что даже если на протяжении рассматриваемого периода работник успел получить две годовых премии, в расчёт может быть включена только последняя (а не большая) из них.

Положения трудового кодекса позволяют включать в расчёты:

  • премии, которые отображены в локальных нормативных актах;
  • поощрительные выплаты, непосредственно связанные с оплатой труда;
  • не более чем 12 ежемесячных, 4 квартальных и две полугодовых премии;
  • только одна годовая премия за указанный период.

Ошибка применения коэффициента повышения

Одна из распространённых ошибок заключается в применении коэффициента повышения, если зарплату повысили только данному работнику. Повышающий коэффициент допускается использовать только в случаях, когда повышение окладов имело место для всех, кто трудится в данной организации, структурном подразделении или филиале. Прочие случаи повышения оклада не являются причиной для применения такого коэффициента, они противоречат существующему законодательству.

Если вы всё же ошиблись

Как исправить допущенную ошибку?

В случае если размер отпускных оказался занижен, проблему решить проще: вы имеете возможность начислить и выплатить работнику недостающую сумму.

В случае если вы, нарушив нормативные акты, начисли сумму больше, чем следовало, вы можете обратиться к работнику с просьбой об удержании с него излишней суммы начислений. Работник согласился? Вам повезло, теперь он пишет заявление, и вы имеете возможность с его согласия удержать сумму перерасхода средств.

В случае если работник категорически отказался идти вам навстречу, для решения проблемы придётся обратиться в суд.